Het vinden van de perfecte kantoorruimte voor je bedrijf is een spannende maar uitdagende taak. Hoewel foto’s en beschrijvingen je een algemeen idee kunnen geven van een ruimte, gaat er niets boven een persoonlijke rondleiding. Door potentiële kantoren te bezoeken, kun je de omgeving uit de eerste hand zien, de lay-out voelen en kritische vragen stellen die je helpen een weloverwogen beslissing te nemen. Om u te helpen het meeste uit uw bezoek te halen, vindt u hier een checklist met waar u op moet letten en wat u moet vragen tijdens een rondleiding door een kantoorruimte.
1. Algemene lay-out en stroom
Zodra je de ruimte binnenstapt, let dan goed op de indeling en het algemene verloop van de kantoorruimte. Is de ruimte open of zijn er privékantoren? Zijn de gemeenschappelijke ruimtes goed gepositioneerd en voelen ze uitnodigend aan? Als samenwerking belangrijk is, zoek dan naar open ruimtes en flexibele werkplekken. Als privacy essentieel is, kijk dan of er geluidsdichte kantoren en vergaderruimtes zijn.
Stel je tijdens je bezoek voor hoe je team in de ruimte werkt. Visualiseer waar afdelingen worden geplaatst en hoe gemakkelijk werknemers toegang hebben tot belangrijke gebieden zoals vergaderzalen, pauzeruimten of toiletten. De indeling van het kantoor kan van grote invloed zijn op de productiviteit en de tevredenheid van de werknemers.
2. Natuurlijke verlichting en ventilatie
Verlichting heeft een diepgaand effect op de productiviteit van de werknemer. Als je door de kantoorruimte loopt, let er dan op hoeveel natuurlijk licht er binnenvalt en of de ramen voldoende zijn geplaatst om de belangrijkste werkgebieden te verlichten. Een helder en luchtig kantoor creëert een positieve sfeer, terwijl slecht verlichte ruimtes kunnen leiden tot vermoeide ogen en vermoeidheid.
Controleer naast de verlichting ook de ventilatie en luchtkwaliteit. Is de ruimte goed geventileerd? Voelt het benauwd of fris aan? Goede ventilatie en toegang tot frisse lucht zijn essentieel voor een gezonde en comfortabele werkomgeving.
3. Staat van het gebouw en de kantoorruimte
Inspecteer de algemene staat van het gebouw en de kantoorruimte zelf. Zijn de vloeren, muren en plafonds in goede staat? Zoek naar tekenen van slijtage, zoals scheuren, vlekken of verouderde armaturen. Ga na of er reparaties of renovaties nodig zijn en informeer of de verhuurder bereid is deze problemen aan te pakken voordat hij er intrekt.
De kwaliteit van de gemeenschappelijke ruimtes in het gebouw, zoals lobby’s en liften, kan ook van invloed zijn op je beslissing. Een goed onderhouden entree of lobby creëert een positieve eerste indruk voor klanten en gasten.
4. Voorzieningen en infrastructuur
Bedenk welke voorzieningen en infrastructuur beschikbaar zijn in het gebouw. Zijn er vergaderzalen, pauzeruimtes of fitnesscentra op locatie? Heeft het kantoor een betrouwbare internetverbinding en is het uitgerust met de nodige technologie om uw activiteiten te ondersteunen? Afhankelijk van je behoeften wil je misschien een ruimte met parkeergelegenheid op het terrein, fietsenstalling of in de buurt van openbaar vervoer.
Informeer naar de beschikbaarheid van gedeelde voorzieningen, zoals keukens, lounges of zelfs evenementenruimtes. Toegang hiertoe kan waarde en gemak toevoegen voor je team. Zorg ervoor dat het kantoor voldoende stopcontacten en bekabeling heeft om je apparatuur te ondersteunen.
5. Beveiligings- en veiligheidsfuncties
Veiligheid moet een topprioriteit zijn bij het evalueren van potentiële kantoorruimtes. Controleer op de aanwezigheid van beveiligingssystemen zoals CCTV-camera’s, sleutelkaarttoegang en alarmsystemen. Is er een bewaker aanwezig en zijn de nooduitgangen goed gemarkeerd en gemakkelijk toegankelijk? Informeer naar de brandveiligheidssystemen van het gebouw, zoals sprinklers en rookmelders, en controleer of deze voldoen aan de plaatselijke voorschriften. Als je bedrijf gevoelige informatie verwerkt, is het cruciaal om te bevestigen dat de kantoorruimte de nodige privacy- en gegevensbeveiligingsmaatregelen biedt.
6. Geluidsniveaus en akoestiek
Lawaai kan een grote afleiding zijn op de werkplek en het concentratievermogen en de productiviteit beïnvloeden. Luister tijdens je rondleiding naar omgevingsgeluiden van naburige kantoren, de straat of gemeenschappelijke ruimten. Ga na of de ruimte een goede akoestiek heeft of dat er extra geluidsisolatie nodig is. Als je verwacht dat je vaak zult bellen of vergaderen, zorg er dan voor dat er stille kamers of telefooncellen beschikbaar zijn.
7. Uitbreidingspotentieel en leaseflexibiliteit
Het is belangrijk om bij het kiezen van een kantoorruimte na te denken over de toekomstige groei van je bedrijf. Vraag of er een optie is om extra ruimte in het gebouw te huren als dat nodig is. Kijk of er naastgelegen kantoren beschikbaar kunnen komen, of dat de verhuurder flexibele huurvoorwaarden aanbiedt waarmee je kunt op- of afschalen als je behoeften veranderen. Flexibiliteit in de huurvoorwaarden kan een groot voordeel zijn, vooral voor groeiende bedrijven of bedrijven in snel veranderende sectoren. Zorg er ook voor dat je op de hoogte bent van eventuele beperkingen voor onderhuur of aanpassingen aan de ruimte.
8. Locatie en omgeving
De locatie van je kantoor kan van invloed zijn op alles, van werknemerstevredenheid tot klantindruk. Evalueer de omgeving: Is het veilig en toegankelijk? Zijn er restaurants, cafés, sportscholen of parken in de buurt? Een levendige buurt kan de balans tussen werk en privé verbeteren en je kantoor aantrekkelijker maken om te werken. Als je afhankelijk bent van voetgangers of klantenbezoek, zijn zichtbaarheid en nabijheid tot belangrijke zakelijke knooppunten cruciale overwegingen. Voor werknemers kan een gemakkelijke toegang tot het openbaar vervoer, parkeermogelijkheden en voorzieningen zoals banken of fitnesscentra een groot verschil maken.
9. Kosten en leasetermijnen
Houd tijdens het bezichtigen van het kantoor rekening met de totale kosten voor het gebruik van de ruimte. Vraag naar bijkomende kosten zoals nutsvoorzieningen, onderhoudskosten en parkeerkosten. Begrijp de huurvoorwaarden, waaronder de duur van de overeenkomst, huurescalatieclausules en eventuele verborgen kosten.
Het is ook handig om te weten wat er in de huurovereenkomst is inbegrepen. Wordt er bijvoorbeeld schoongemaakt? Is internet inbegrepen? Als je een duidelijk beeld hebt van alle kosten en voorwaarden, kun je een weloverwogen financiële beslissing nemen.
Het bezichtigen van een kantoorruimte is een cruciale stap in het besluitvormingsproces. Door aandacht te besteden aan deze belangrijke factoren – indeling, verlichting, staat, voorzieningen, veiligheid en meer – kunt u een weloverwogen keuze maken die voldoet aan uw zakelijke behoeften. Neem de tijd tijdens elke rondleiding, stel veel vragen en visualiseer hoe uw team in de ruimte zou functioneren. Het kiezen van de juiste kantooromgeving kan een positieve invloed hebben op de cultuur, productiviteit en groei van uw bedrijf op de lange termijn.
