In de huidige economie is het maximaliseren van de beschikbare middelen cruciaal voor bedrijven. Bedrijven moeten hun nettowinst in de gaten houden en het is belangrijk om de kosten te beperken. Huur is een van de grootste uitgavenposten waar een bedrijf mee te maken krijgt.
Het traditionele kantoorcontract
Een traditioneel kantoorcontract heeft vaak een looptijd van vijf jaar. Bedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor de inrichting van de ruimte. Dit omvat de inrichting, de aankoop van apparatuur en het inrichten van gemeenschappelijke ruimtes zoals keukens en vergaderzalen. Aanpassen aan groei of inkrimping wordt beperkt door de ruimte die je huurt. Deze starheid kan de flexibiliteit belemmeren en de kosten verhogen.
Wat is een gedeelde kantoorruimte?
Om financiële risico’s te beperken en de ruimte optimaal te benutten, gingen bedrijven op zoek naar alternatieven. Velen merkten dat delen van hun kantoren, zoals vergaderzalen of keukens, vaak ongebruikt bleven. Ook werkplekken en privékantoren bleven soms leeg. Zo ontstond het concept van gedeelde kantoorruimte. Bedrijven begonnen hun ongebruikte ruimtes open te stellen voor anderen en creëerden zo een win-win oplossing. Uiteindelijk ontstonden er hele organisaties voor gedeelde kantoorruimtes, waardoor meerdere bedrijven onder één dak konden werken.
Een belangrijke evolutie in kantoorruimte: executive suites
Het ontstaan van de Executive Office Suite heeft een revolutie teweeggebracht in het delen van werkruimtes. Exploitanten over de hele wereld hebben omgevingen gecreëerd die veel bedrijven en individuen op één locatie huisvesten. Deze regeling voegt een enorme waarde toe, vooral in dichtbevolkte gebieden met een grote vraag zoals New York City, waar ruimte altijd schaars is.
Top 3 voordelen van gedeelde kantoorruimtes
- Flexibele leasetermijnen
Een belangrijk voordeel is het loskomen van langlopende huurcontracten. Bedrijven kunnen nu ruimtes huren per dag, week of maand. Deze flexibiliteit voorkomt dat bedrijven vastzitten aan meerjarige verplichtingen en stelt ze in staat om naar behoefte op- of af te schalen. - Kosten besparen
Gedeelde ruimtes betekenen gedeelde kosten. Gemeenschappelijke ruimten zoals receptiebalies, vergaderzalen en keukens worden door meerdere bedrijven gebruikt, waardoor de lasten voor één huurder afnemen. Hogere bezettingsgraden verlagen de algemene kosten en verhogen de efficiëntie. - Pay-as-You-Go werkstations
Bedrijven betalen alleen voor de werkstations die ze nodig hebben. Of een team nu uit vijf of vijftig mensen bestaat, de overeenkomsten kunnen dienovereenkomstig worden aangepast. Dit aanpassingsvermogen ondersteunt groei en biedt een praktische aanpak voor fluctuerende personeelsbehoeften.
Extra voordelen
Gedeelde kantoorruimtes zijn vaak uitgerust met moderne voorzieningen, zoals geavanceerde kantoorapparatuur, secretariële diensten op aanvraag, betere beveiliging en netwerkmogelijkheden met andere huurders. Deze extra’s kunnen van onschatbare waarde zijn voor kleine bedrijven of starters.
Is een gedeelde kantoorruimte geschikt voor uw bedrijf?
Ondanks de vele voordelen is een gedeelde kantoorruimte niet voor iedereen geschikt. Bedrijven die een hoge mate van vertrouwelijkheid vereisen of speciale ruimtes voor interactie met klanten zijn misschien niet geschikt voor deze opzet. Daarnaast kunnen bedrijven die grote magazijnruimtes of showroomachtige lay-outs nodig hebben problemen ondervinden bij het vinden van een geschikte ruimte.
